Betreuungsvereinbarung in der Promotion: warum Sie das Dokument ernst nehmen sollten
Die Betreuungsvereinbarung ist mehr als ein Formular für die Promotionsakte. Sie ist der schriftliche Rahmen für ein jahrelanges Betreuungsverhältnis: Thema, Ziele, Meilensteine, Gesprächsrhythmus, Feedback, Qualifizierung, Publikationen und Konfliktwege. Gerade am Anfang wirkt sie bürokratisch. Später ist sie oft das einzige Dokument, das Erwartungen nachvollziehbar macht.
Was eine Betreuungsvereinbarung leisten soll
Eine gute Betreuungsvereinbarung schafft Transparenz. Sie verhindert nicht jeden Konflikt, aber sie macht sichtbar, worüber Promovierende und Betreuende gesprochen haben. Das ist wichtig, weil Promotionsbetreuung ein asymmetrisches Verhältnis ist: Die Betreuungsperson bewertet, empfiehlt, vernetzt und entscheidet oft über Stellenverlängerungen mit.
Wie viele Promovierende haben eine Betreuungsvereinbarung?
86 %. Das ist der Wert aus der Nacaps-Befragung, den der Bundesbericht BuWiK 2025 für die Kohorte 2022 berichtet (n = 13.096). Sie war schon 2019 die Regel und ist seither noch verbreiteter geworden — damals lag der Anteil bei 75 %.
| Gruppe | mit Betreuungsvereinbarung |
|---|---|
| in einem strukturierten Promotionsprogramm | 91 % |
| Individualpromotion | 84 % |
| insgesamt | 86 % |
Nach Fächergruppen reicht die Spanne 2023 von 81 % in den Rechts-, Wirtschafts- und Sozialwissenschaften und 82 % in den Ingenieurwissenschaften bis zu 95 % in den Agrar-, Forst- und Ernährungswissenschaften und der Veterinärmedizin und 98 % im Sport. Dazwischen: Mathematik und Naturwissenschaften 84, Geisteswissenschaften 86, Kunst und Kunstwissenschaft 89, Humanmedizin und Gesundheitswissenschaften 92 %.
Den Grund für den Anstieg nennt der Bericht selbst: Er sei damit zu erklären, „dass inzwischen mehrere Hochschulgesetze eine Betreuungsvereinbarung vorsehen". Wer heute keine bekommt, ist also nicht in guter Gesellschaft, sondern in einer schrumpfenden Minderheit.
Typische Inhalte
- Arbeitstitel und Kurzbeschreibung des Promotionsprojekts
- Promotionsordnung, Fakultät und angestrebter Abschluss
- Zeit- und Arbeitsplan mit Meilensteinen
- Rhythmus von Betreuungsgesprächen
- Feedbackfristen für Exposé, Kapitel, Artikel oder Datenauswertungen
- Qualifizierungsprogramm, Kolloquien, Methoden- oder Schreibkurse
- Publikationsstrategie und Umgang mit Ko-Autorenschaft
- Regeln zu Forschungsdaten, Vertraulichkeit und guter wissenschaftlicher Praxis
- Konfliktwege, Ombudspersonen und Wechselmöglichkeiten
Passende Stellen
1.221 Stellen für wissenschaftliche Mitarbeitende aktuell ausgeschrieben
Meilensteine: nicht zu grob, nicht zu eng
Ein Zeitplan sollte nicht so detailliert sein, dass er nach drei Monaten wertlos ist. Sinnvoll sind größere Etappen: Exposé, Literaturreview, Datenerhebung oder Quellenkorpus, erste Auswertung, Kapitelentwurf, Konferenzbeitrag, Artikel, Zwischenevaluation, Abgabeziel. Wichtig ist, dass der Plan regelmäßig aktualisiert werden darf.
Feedback verbindlich machen
Viele Betreuungskonflikte entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus unklaren Erwartungen. Was heißt „regelmäßiges Feedback“? Eine Woche, vier Wochen, drei Monate? In der Betreuungsvereinbarung sollte stehen, in welcher Form Feedback erfolgt und welche Textlängen realistisch sind. Für ganze Monographiekapitel braucht eine Betreuungsperson mehr Zeit als für eine zwei Seiten lange Gliederung.
Publikationen und Autorenschaft früh klären
Bei kumulativen Promotionen und projektgebundenen Stellen ist Autorenschaft besonders sensibel. Wer steht auf einem Paper? In welcher Reihenfolge? Welche Daten dürfen verwendet werden? Welche Rolle hat die Betreuungsperson? Der DFG-Kodex zur guten wissenschaftlichen Praxis ist hier der zentrale Referenzrahmen: Autorenschaft muss an einen echten wissenschaftlichen Beitrag gebunden sein.
Konflikte und Machtgefälle
Eine Betreuungsvereinbarung sollte nicht nur optimistische Ziele enthalten. Sie sollte auch nennen, an wen sich Promovierende wenden können, wenn Feedback ausbleibt, Konflikte eskalieren oder die Betreuungsperson die Hochschule verlässt. Ombudspersonen, Graduiertenakademien, Promotionsausschüsse, Gleichstellung und Personalrat sind je nach Fall mögliche Anlaufstellen.
Checkliste vor Unterschrift
- Ist das Projekt klar genug beschrieben?
- Gibt es einen realistischen Zeitplan?
- Ist der Gesprächsrhythmus konkret?
- Sind Feedbackfristen benannt?
- Sind Publikationen, Daten und Autorenschaft angesprochen?
- Gibt es eine zweite Ansprechperson?
- Sind Konfliktwege genannt?
Formulierungen, die konkret genug sind
Schwach ist: „Regelmäßige Betreuungsgespräche finden statt.“ Besser ist: „Betreuungsgespräche finden im ersten Jahr alle sechs bis acht Wochen statt; die promovierende Person sendet spätestens drei Werktage vorher eine Agenda und relevante Texte.“ Schwach ist: „Feedback erfolgt zeitnah.“ Besser ist: „Feedback auf Textentwuerfe bis 20 Seiten erfolgt in der Regel innerhalb von vier Wochen.“
Was nicht in die Vereinbarung gehört
Die Vereinbarung sollte keine unrealistischen Garantien enthalten. Eine Betreuungsperson kann einen erfolgreichen Abschluss nicht versprechen. Auch Publikationen, Drittmittel oder Karrierewege lassen sich nicht garantieren. Sinnvoll sind Verfahrenszusagen: Gespräche, Feedback, Hinweise auf Qualifizierung, transparente Autorenschaft und Konfliktwege.
Jährliche Aktualisierung
Promotionsprojekte verändern sich. Deshalb ist eine jährliche Aktualisierung kein Scheitern, sondern gute Praxis. Im Jahresgespräch koennen Thema, Zeitplan, Datenlage, Publikationsstrategie, Finanzierung, Lehrbelastung und Gesundheit angesprochen werden. Die aktualisierte Fassung sollte kurz schriftlich festgehalten werden.
Besonders wichtig bei externen und kooperativen Promotionen
Bei externen, industriellen oder HAW-kooperativen Promotionen sollte die Vereinbarung zusätzlich klaeren, welche Institution welche Rolle hat: Erstbetreuung, Zweitbetreuung, Datenrechte, Geheimhaltung, Publikation, Reisekosten, Teilnahme an Kolloquien und Zugang zu Infrastruktur.
Beispiel für eine gute Meilensteinlogik
Eine praxistaugliche Vereinbarung arbeitet mit groben, aber prüfbaren Meilensteinen. Im ersten Jahr: Expose finalisieren, Forschungsstand schreiben, Methode entscheiden, Datenzugang klaeren. Im zweiten Jahr: Erhebung oder Quellenarbeit abschliessen, erste Praesentation, Kapitel- oder Artikelentwurf. Im dritten Jahr: Hauptanalyse, Schreibphase, externe Rueckmeldung, Abgabeplanung. Bei Teilzeit, Medizin, Laborprojekten oder externen Promotionen muss diese Logik angepasst werden.
Rollen klaeren: Betreuung, Begutachtung, Dienstvorgesetzte
Nicht immer ist die Betreuungsperson zugleich Dienstvorgesetzte oder Projektleitung. Gerade bei Drittmittelstellen kann eine Person die Dissertation betreuen, eine andere das Projekt fuehren und eine weitere Personalverantwortung haben. Die Betreuungsvereinbarung sollte diese Rollen nicht vermischen. Wer entscheidet fachlich? Wer entscheidet über Arbeitsaufgaben? Wer schreibt das Gutachten? Wer ist Ansprechperson bei Konflikten?
Datenschutz, Daten und Publikation
In empirischen, medizinischen, technischen oder industrienahen Promotionen sollte frueh geregelt werden, wem Daten gehören, wo sie gespeichert werden, wer Zugriff hat und wann publiziert werden darf. Das schuetzt nicht nur die Promovierenden, sondern auch Betreuende und Projektpartner.
Ist eine Betreuungsvereinbarung Pflicht?
Nicht bundesweit — aber in einzelnen Ländern und an vielen Fakultäten. Der Wissenschaftsrat hält 2023 in einer Fußnote fest: „In einzelnen Ländern, z. B. in Baden-Württemberg, ist der Abschluss von Betreuungsvereinbarungen gesetzlich vorgeschrieben." Ob das für die eigene Hochschule gilt, steht im Landeshochschulgesetz und in der Promotionsordnung; beides ist einzeln zu prüfen.
Für eine Gruppe spricht sich der Wissenschaftsrat unabhängig davon aus: „Betreuungsvereinbarungen mit extern Promovierenden sollten zur Regel werden." Genau dort, wo die Einbindung in den Lehrstuhl fehlt, ersetzt die schriftliche Vereinbarung, was sonst der tägliche Kontakt regelt (siehe externe Promotion und Industriepromotion).
Ein zweiter Grund, sie ernst zu nehmen, ist die Rollenhäufung: Der Wissenschaftsrat empfiehlt die Betreuung durch mehr als eine Person, „weil so die Beratungsperspektiven erweitert und eine Abhängigkeit von einer einzelnen Person, die ggf. zugleich die Rolle als Vorgesetzte, Gutachtende und Prüfende innehat, vermieden werden kann". Rund 60 % der in Nacaps 2019/20 Befragten wurden von mehr als einer Person betreut. Wer die Zweitbetreuung in der Vereinbarung benennt, macht aus einer Absichtserklärung eine Zuständigkeit.
FAQ: Betreuungsvereinbarung
Ist die Betreuungsvereinbarung rechtlich einklagbar?
Sie ist in erster Linie ein hochschulinterner Qualitaets- und Kommunikationsrahmen. Ihre rechtliche Wirkung haengt von Promotionsordnung und Landesrecht ab. Praktisch ist sie wichtig, weil sie Erwartungen dokumentiert und bei Konflikten Orientierung gibt.
Was tun, wenn die Betreuungsperson keine Vereinbarung will?
Dann sollte man sachlich auf Promotionsordnung, Graduiertenakademie oder Promotionsbuero verweisen. Wenn eine Vereinbarung nicht verpflichtend ist, kann zumindest ein schriftliches Protokoll der zentralen Absprachen erstellt werden.
Quellen und Einordnung
- DFG: Gute wissenschaftliche Praxis: als Referenzrahmen für Forschungsintegrität, Daten, Publikationen und Betreuung
- DFG-Empfehlungen zu Betreuungsvereinbarungen (Beispiel HTWG Konstanz): zu Grundsätzen, Betreuungsvereinbarung und Qualitätssicherung
- OTH Regensburg: Betreuungsvereinbarung Promotion: als Praxisbeispiel für Rahmenbedingungen des individuellen Promotionsvorhabens
- Wissenschaftsrat: Ausgestaltung der Promotion im deutschen Wissenschaftssystem: zur Rolle der Promotion, Promotionswegen, Finanzierung und Qualitätsstandards
- BuWiK 2025 — Bundesbericht Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in einer frühen Karrierephase, Januar 2025: Tabelle B26 und Abbildung B42 (Verbreitung der Betreuungsvereinbarung 2023 nach Programmtyp und Fächergruppe, n = 13.096).
- Wissenschaftsrat: „Ausgestaltung der Promotion im deutschen Wissenschaftssystem", April 2023: Abschnitt B.II.2 (Betreuung, Mehrpersonenbetreuung, gesetzliche Pflicht in einzelnen Ländern, extern Promovierende).
- Datenstand: Die Anteilswerte stammen aus der Nacaps-Erhebung 2023 (Kohorte 2022) und werden mit dem nächsten Bundesbericht fortgeschrieben.
Häufige Fragen
Was ist eine Betreuungsvereinbarung?
Die Betreuungsvereinbarung ist der schriftliche Rahmen für ein jahrelanges Betreuungsverhältnis. Sie hält Thema, Ziele, Meilensteine, Gesprächsrhythmus, Feedback, Qualifizierung, Publikationen und Konfliktwege fest.
Warum ist eine Betreuungsvereinbarung wichtig?
Eine gute Betreuungsvereinbarung schafft Transparenz und macht sichtbar, worüber Promovierende und Betreuende gesprochen haben. Das ist wichtig, weil Promotionsbetreuung ein asymmetrisches Verhältnis ist, in dem die Betreuungsperson bewertet, empfiehlt, vernetzt und oft über Stellenverlängerungen mitentscheidet.
Welche Inhalte umfasst eine Betreuungsvereinbarung typischerweise?
Typische Inhalte sind Arbeitstitel und Kurzbeschreibung des Projekts, Promotionsordnung und angestrebter Abschluss, ein Zeit- und Arbeitsplan mit Meilensteinen, der Rhythmus von Betreuungsgesprächen, Feedbackfristen, das Qualifizierungsprogramm, die Publikationsstrategie, Regeln zu Forschungsdaten sowie Konfliktwege und Wechselmöglichkeiten.
Was gehört nicht in eine Betreuungsvereinbarung?
Die Vereinbarung sollte keine unrealistischen Garantien enthalten, denn ein erfolgreicher Abschluss, Publikationen, Drittmittel oder Karrierewege lassen sich nicht garantieren. Sinnvoll sind stattdessen Verfahrenszusagen zu Gesprächen, Feedback, Qualifizierung, transparenter Autorenschaft und Konfliktwegen.
Sollte die Betreuungsvereinbarung aktualisiert werden?
Eine jährliche Aktualisierung ist kein Scheitern, sondern gute Praxis, weil sich Promotionsprojekte verändern. Im Jahresgespräch können Thema, Zeitplan, Datenlage, Publikationsstrategie, Finanzierung, Lehrbelastung und Gesundheit angesprochen und die aktualisierte Fassung kurz schriftlich festgehalten werden.
Ist die Betreuungsvereinbarung rechtlich einklagbar?
Sie ist in erster Linie ein hochschulinterner Qualitäts- und Kommunikationsrahmen, dessen rechtliche Wirkung von Promotionsordnung und Landesrecht abhängt. Praktisch ist sie wichtig, weil sie Erwartungen dokumentiert und bei Konflikten Orientierung gibt.
Wie verbreitet ist die Betreuungsvereinbarung?
86 % der Promovierenden hatten 2023 eine — 91 % in strukturierten Programmen, 84 % bei Individualpromotionen (BuWiK 2025 nach Nacaps, Kohorte 2022). 2019 waren es noch 75 %.
Ist eine Betreuungsvereinbarung gesetzlich vorgeschrieben?
Nicht bundesweit. Der Wissenschaftsrat hält fest, dass sie in einzelnen Ländern — genannt wird Baden-Württemberg — gesetzlich vorgeschrieben ist. Maßgeblich sind Landeshochschulgesetz und Promotionsordnung der Fakultät.
Brauchen extern Promovierende eine Betreuungsvereinbarung?
Der Wissenschaftsrat sagt ja: „Betreuungsvereinbarungen mit extern Promovierenden sollten zur Regel werden." Wo die tägliche Einbindung fehlt, ersetzt die schriftliche Vereinbarung, was sonst der Alltag regelt.
Eine Vereinbarung, die Zeitbudgets benennt, wirkt nur zusammen mit einem Vertrag, der sie hergibt: Der Wissenschaftsrat empfiehlt, „in Arbeitsverträgen Zeitbudgets für die eigene Qualifizierung und für weitere Aufgaben zu definieren". Was eine Promotionsstelle nach E 13 und Stellenumfang bringt, rechnet der Gehaltsrechner für E 13 durch.