Verwaltungsassistent:in für das Fakultätssekretariat

In dieser Position übernehmen Sie vielfältige administrative Tätigkeiten im Fakultätssekretariat in den Bereichen Lehre, Forschung und Personal. Im Bereich Lehre organisieren Sie den Lehrbetrieb, erstellen Stunden- sowie Prüfungskalender, bereiten Gremiensitzungen vor und unterstützen bei der Studierendenmobilität. Im Forschungsbereich zeichnen Sie für die Abrechnung von nationalen und internationalen Projekten, die Ausarbeitung von Verwaltungsakten sowie Dienstreiseabrechnungen verantwortlich. Darüber hinaus begleiten Sie Personalauswahlverfahren operativ und entlasten das akademische Personal im Arbeitsalltag.

Vorausgesetzt wird ein Reifediplom (Matura) sowie eine mindestens zweijährige Berufserfahrung im Verwaltungssektor. Sie verfügen über ein B2-Zweisprachigkeitszertifikat (Deutsch/Italienisch) beziehungsweise entsprechende anerkannte Sprachnachweise sowie gute Englischkenntnisse. Ein sicherer Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Excel, Word, Outlook, Teams) und Vertrautheit mit Verwaltungsabläufen im öffentlichen Sektor werden vorausgesetzt. Zu Ihren Stärken gehören eine strukturierte und präzise Arbeitsweise, organisatorisches Talent, zeitliche Flexibilität sowie ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeiten.