Teamassistenz (w/m/d) für das Fachgebiet 'Datenzugangs- und Koordinierungsstelle' (65) der Abteilung 'Innovationsmanagement' (6)

Teamassistenz (w/m/d)

für das Fachgebiet "Datenzugangs- und Koordinierungsstelle" (65) der Abteilung "Innovationsmanagement" (6)

• Bewerbungsfrist: 17.11.2026
• Kennziffer: 65.05/26
• Arbeitsbeginn: ab sofort
• Anstellungsdauer: befristet bis 31.12.2029
• Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit
• Standort: Bonn
• Laufbahn: Mittlerer Dienst
• Entgeltgruppe: 9a TVöD (Bund)

Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) ist eine der führenden Gesundheitsbehörden in Europa. In unserem Hause bringen mehr als 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kompetenzen und Fähigkeiten für eine effektive und effiziente Gesundheitsversorgung mit sicheren und wirksamen Arzneimitteln und Medizinprodukten ein.

Dabei folgen unsere Aktivitäten der Vision, eine ideale Gesundheitsversorgung für alle bereitzustellen, die sicher, digital, nachhaltig und vernetzt ist. Gemeinsam mit großen nationalen und internationalen Stakeholdern gestalten wir ein Gesundheitssystem, das die Patientinnen und Patienten in den Mittelpunkt stellt und die Zukunftsfähigkeit mit innovativen Ansätzen gewährleistet.

Ihr Aufgabenbereich

Ihr Aufgabenbereich umfasst:

• Unterstützung beim Projektmonitoring im Hinblick auf Zeitpläne, Meilensteine und Maßnahmen
• Unterstützung bei der Erstellung von Projektstatusberichten, Präsentationen und Projektdokumentationen
• Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Projektveranstaltungen
• Terminmanagement sowie Unterstützung bei der Koordination interner und externer Projektbeteiligter
• Unterstützung der Projektleitungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Rahmen der Projektplanung und Projektdurchführung
• Pflege und Aktualisierung projektbezogener Dokumentationen, Übersichten und Projektmanagement-Tools
• Organisation und Durchführung der projektbezogenen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Zusammenhang mit Projektcontrolling-, Qualitätssicherungs- und Berichtsprozessen
• Pflege projektbezogener Ablagen und Datenbanken sowie Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation oder eine vergleichbare kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Ausbildung
• Sie bringen ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie eine selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise mit.
• Sie verfügen über eine sehr gute Organisationsfähigkeit und ein effizientes Zeitmanagement.
• Ihre ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit zeichnet Sie aus.
• Sie sind in der Lage, flexibel und angemessen auf wechselnde Anforderungen zu reagieren.
• Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen im Projektmanagement, insbesondere in IT-Projekten, oder in der Assistenz einer Leitungsfunktion.
• Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich von EU-Projekten sind wünschenswert.
• Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Projektmanagementtools (z. B. Microsoft Project, Confluence, Jira oder Azure DevOps) sind von Vorteil.
• Sie verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Informationstechnik sowie den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint).

Das bieten wir Ihnen

• abwechslungsreiche und gemeinwohlorientierte Aufgaben mit viel Freiraum für eigenverantwortliches Arbeiten
• einen Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitsbedingungen wie Teilzeitarbeit, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (max. 3 Tage bei einer 5-Tage Woche)
• eine gezielte Einarbeitung, um Sie auf Ihre künftigen Tätigkeiten vorzubereiten
• bedarfsorientierte und individuell abgestimmte Fortbildungs- und Qualifikationsangebote
• ein vielseitiges Gesundheitsförderungsangebot
• ein vergünstigtes und bezuschusstes Monatsticket für den Personennahverkehr, kostenlose PKW-Parkmöglichkeiten und eine gute Anbindung
• Vermögenswirksame Leistungen

Fragen zur Stelle

Bei verfahrensbezogenen Fragen können Sie diese an unsere Bewerbungsverwaltung telefonisch unter +49 (0)228 99 307-4400 oder per E-Mail an [email protected] richten.
Außerdem erhalten Sie Hilfestellungen unter folgendem Link: www.bfarm.de/bewerbungsinfos.

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich gerne an Frau Dr. Katharina Schneider:
Telefon: +49 (0)228 99 307-3729
E-Mail: [email protected]

Online-Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt und möchten Sie uns in den anfallenden Aufgaben unterstützen?
Dann werden auch Sie Teil unseres Teams und bewerben sich mit Ihren aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen über unser Onlineportal!

Bei einem ausländischen Hochschulabschluss/Berufsabschluss benötigen wir eine Zeugnisbewertung, die von der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) ausgestellt wird. Sie stuft Ihren Hochschulabschluss/Berufsabschluss aus dem Ausland in das deutsche Bildungssystem ein. Wir bitten Sie, Ihren Abschluss im Infoportal Anabin (https://anabin.kmk.org/anabin.html) zu suchen und Ihrer Bewerbung die Zeugnisbewertung als Screenshot beizufügen. Sofern Ihr Abschluss dort nicht zu finden ist, ist eine Zeugnisbewertung zu beantragen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter https://zab.kmk.org/de/zeugnisbewertung.

Wenn Sie mehr über die Arbeit im BfArM erfahren möchten, besuchen Sie unsere Homepage www.bfarm.de. Dort erhalten Sie auch nähere Informationen zur Karriere im BfArM unter www.bfarm.de/karriere.

Das Bewerbungsverfahren erfolgt ausschließlich über das Online-Bewerbungssystem. Papier- und E-Mail-Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Das BfArM strebt nachdrücklich die Gleichstellung von Frauen und Männern an.

Für uns zählen Ihre Qualifikationen und Stärken. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Geschlecht oder sexueller Identität, Nationalität, Alter, Religion, Weltanschauung oder einer eventuellen Behinderung.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung gem. SGB IX besonders berücksichtigt (bitte entsprechenden Nachweis beifügen).

Der ausgeschriebene Arbeitsplatz kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Das BfArM fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und wurde dementsprechend zertifiziert. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.berufundfamilie.de.

Das BfArM bekennt sich mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt zu einem wertschätzenden und diskriminierungsfreien Arbeitsumfeld sowie zu Vielfalt und Chancengleichheit.