Sekretär*in - Oberarztsekretariat (m/w/d)
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Sie möchten in einem spezialisierten klinischen Umfeld arbeiten und mit Ihrer Organisationsstärke einen wichtigen Beitrag zur Patienten*innenversorgung leisten? In der Klinik für Gynäkologische Endokrinologie und Fertilitätsstörungen erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Medizin, Administration und Kommunikation. Sie arbeiten eng mit Ärzt*innen, Patient*innen und interdisziplinären Teams zusammen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Oberarztsekretariat. Freuen Sie sich auf ein kollegiales Arbeitsumfeld, moderne Arbeitsstrukturen sowie vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten in einem universitären Spitzenmedizin-Umfeld.
Job-ID: V000015817
Einsatzgebiet: Klinik für Gynäkologische Endokrinologie und Fertilitätsstörungen
Einsatzort: Heidelberg
Tätigkeitsbereich: Management / Administration
Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
Veröffentlicht: 20.10.2026
Befristung: Unbefristet
Vertrag: TV UK
Einblick in Ihre Aufgaben
- Organisieren und koordinieren Sie sämtliche administrativen Abläufe des Oberarztsekretariats inklusive Terminmanagement und Bürokommunikation
- Erstellen Sie schriftliche Korrespondenzen sowie medizinische Dokumente und Arztbriefe in enger Abstimmung mit den Ärzt*innen
- Pflegen, dokumentieren und archivieren Sie Patient*innendaten unter Berücksichtigung geltender Datenschutzstandards
- Gewährleisten Sie einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Patient*innen, Besucher*innen und den medizinischen Fachbereichen
- Übernehmen Sie die Vertretung des Chefsekretariats sowie der KIWU-Leitstelle bei Bedarf
- Koordinieren Sie die Materialverwaltung und unterstützen Sie bei Beschaffungsprozessen
- Bearbeiten Sie administrative Personalthemen, pflegen Urlaubskalender und unterstützen organisatorische Abläufe im Team
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Sekretär*in, Medizinische*r Fachangestellte*r (MFA) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürokommunikation und den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Erfahrung im organisatorischen und administrativen Bereich, idealerweise im Gesundheitswesen
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Freude an eigenverantwortlichem Handeln
- Freundliches und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Patientinnen, Besucherinnen und Mitarbeiter*innen
- Flexibilität, Zuverlässigkeit und ausgeprägte Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab
Wir bieten Ihnen
- Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Tarifvertragliche Vergütung nach TV UK E5, attraktive betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub
- Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
Kontakt & Bewerbung
Für weitere Informationen steht Ihnen gerne Frau Schaul telefonisch unter 06221-567910 zur Verfügung.
Jetzt Organisationstalent einbringen!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung direkt über unser Online-Bewerbungssystem.
Klinik für Gynäkologische Endokrinologie und Fertilitätsstörungen
Sekretariat Prof. Dr. med. Dr. h.c. Thomas Strowitzki
Im Neuenheimer Feld 440
69120 Heidelberg
06221 56-7910
[email protected]
Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.
Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.
Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.