Sekretär*in – Lehr- und Institutsorganisation (m/w/d)

Sekretär*in – Lehr- und Institutsorganisation (m/w/d)

Gestalten Sie mit uns die organisatorische Basis für erfolgreiche akademische Lehre: Das Institut für Medizinische Informatik verbindet Medizin, Informatik und Gesundheitswesen und entwickelt innovative Lösungen für die digitale Medizin. Ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeit ist die Ausbildung der nächsten Generation. Gemeinsam mit der Hochschule Heilbronn gestalten wir den Studiengang Medizinische Informatik und wirken darüber hinaus an der medizinischen Lehre im Rahmen von HeiCuMed mit. Als Teil unseres interdisziplinären Teams sorgen Sie dafür, dass Lehrveranstaltungen, Prüfungen und organisatorische Abläufe zuverlässig ineinandergreifen. Dabei erwartet Sie ein kollegiales Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben und einem Arbeitsplatz mit besonderem Ausblick über Heidelberg und den Neckar.

• Job-ID: V000016461
• Einsatzgebiet: Institut für Medizinische Informatik
• Einsatzort: Heidelberg
• Startdatum: 01.12.2026
• Tätigkeitsbereich: Wissenschaft und Lehre
• Anstellungsart: Teilzeit (50 %)
• Veröffentlicht: 29.10.2026
• Befristung: Befristet (24 Monate, Weiterbeschäftigung wird angestrebt)
• Vertrag: TV UK

Einblick in Ihre Aufgaben

• Gemeinsam mit unserem interdisziplinären Team gestalten und koordinieren Sie die organisatorischen Abläufe in der akademischen Lehre
• Sie unterstützen die Lehrorganisation der Studiengänge Medizinische Informatik und Humanmedizin (HeiCuMed)
• Als zentrale organisatorische Ansprechperson kommunizieren Sie zuverlässig mit Lehrenden und Studierenden
• Stunden-, Raum- und Terminplanung koordinieren Sie strukturiert und behalten dabei unterschiedliche Anforderungen und Fristen im Blick
• Die Organisation und administrative Begleitung von Prüfungen gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich
• Im Organisationsteam des Instituts übernehmen Sie allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben und vertreten sich gegenseitig mit der Teamassistenz

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine einschlägige Berufsausbildung mit Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation und Praxiserfahrung
• Idealerweise kennen Sie die Abläufe einer Hochschule, Universität oder vergleichbaren wissenschaftlichen Einrichtung und haben bereits Erfahrung in der akademischen Lehr- oder Studienorganisation
• Im Arbeitsalltag nutzen Sie MS Office sicher; Kenntnisse in HeiCO, Moodle und SAP sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse ermöglichen Ihnen eine professionelle und serviceorientierte Kommunikation mit Lehrenden, Studierenden und Kolleg*innen
• Interesse an akademischer Lehre und Freude daran, komplexe organisatorische Abläufe verlässlich zusammenzuführen, runden Ihr Profil ab
• Persönlich überzeugen Sie durch eine sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, soziale Kompetenz und Zuverlässigkeit

Wir bieten Ihnen

• Tarifvertragliche Vergütung nach TV UK E6 und eine betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche)
• Nachhaltig unterwegs: mit dem Zuschuss zum Jobticket (Deutschlandticket) und dem JobRad
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: mit Kooperationen zur Kinderbetreuung, einem Zuschuss zur Kinderferienbetreuung sowie Beratungsangeboten für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Gesund und aktiv: vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote für Ihr Wohlbefinden

Kontakt & Bewerbung

Bringen Sie Ihr Orgranisationstalent ein!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung direkt online!

Institut für Medizinische Informatik
Dr. Urs Eisenmann
Im Neuenheimer Feld 130.3
69120 Heidelberg
[email protected]

Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.

Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.
Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.