Teamassistenz (m/w/d)
Im Geschäftsbereich Recht und Drittmittelmanagement des Universitätsklinikums Heidelberg arbeiten Sie an der Schnittstelle von Recht, Administration und Organisation. Unser erfahrenes Team berät den Vorstand, Kliniken, Institute, Fachbereiche und Tochtergesellschaften in rechtlichen Fragestellungen und verantwortet die Bewirtschaftung industrieller und öffentlicher Drittmittel von jährlich mehr als 150 Millionen Euro. Als Teamassistenz sorgen Sie mit Organisationstalent, Sorgfalt und Überblick für reibungslose Abläufe und unterstützen unsere Jurist*innen bei vielfältigen Aufgaben. Sie erwartet ein verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld mit eigenständigen Aufgaben, engem Austausch im Team, flexiblen Arbeitsbedingungen sowie individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Job-ID: V000016476
Einsatzgebiet: Geschäftsbereich Recht und Drittmittelmanagement
Einsatzort: Heidelberg
Startdatum: 01.12.2026
Tätigkeitsbereich: Management / Administration
Anstellungsart: Vollzeit (100 %)
Veröffentlicht: 03.11.2026
Befristung: Unbefristet
Vertrag: TV UK
Einblick in Ihre Aufgaben
- Sie unterstützen unsere Jurist*innen bei den vielfältigen Aufgaben einer Rechtsabteilung und fungieren als kompetente Ansprechperson für Rechtsanwaltskanzleien, Versicherungen und Behörden
- Versicherungsfälle bearbeiten Sie selbstständig mit ecconnect und koordinieren die Korrespondenz mit allen am Prozess beteiligten Ansprechpartner*innen
- Schriftsätze, Präsentationen und weitere Korrespondenz erstellen und überarbeiten Sie zuverlässig und pflegen Forderungs- sowie Prozessakten sorgfältig
- Mit einer vorausschauenden Terminplanung, -koordination und -nachverfolgung sorgen Sie für reibungslose Abläufe im Sekretariat
- Die administrative Organisation von Veranstaltungen, Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen gehört ebenfalls zu Ihrem abwechslungsreichen Aufgabenbereich
- Als erste Anlaufstelle koordinieren Sie Anliegen interner Fachabteilungen sowie externer Partner*innen und Behörden
- Im Bewerbermanagement arbeiten Sie mit BeeSite und begleiten organisatorisch den Onboarding-Prozess neuer Kolleg*innen
Ihr Profil
- Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte*r, Justizfachangestellte*r oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung bildet idealerweise Ihre fachliche Grundlage
- Berufserfahrung im juristischen Umfeld sowie ein gutes Verständnis für die Abläufe einer Rechtsabteilung sind von Vorteil
- Im Umgang mit Microsoft Word, Outlook, Excel und PowerPoint sind Sie sicher; Kenntnisse in RA-MICRO und SAP sind wünschenswert
- Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Diskretion, Sorgfalt und Detailorientierung aus; auch bei vielfältigen Aufgaben behalten Sie den Überblick und arbeiten gerne im Team
Was wir bieten
- Tarifvertragliche Vergütung nach TV UK E8 und eine betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
- 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche)
- Nachhaltig unterwegs: mit dem Zuschuss zum Jobticket (Deutschlandticket) und dem JobRad
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: mit Kooperationen zur Kinderbetreuung, einem Zuschuss zur Kinderferienbetreuung sowie Beratungsangeboten für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Gesund und aktiv: vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote für Ihr Wohlbefinden
Kontakt & Bewerbung
Bringen Sie Ihr Organisationstalent ein!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung direkt online.
Geschäftsbereich Recht und Drittmittelmanagement
Stefanie Guhr, Komm. Geschäftsbereichsleitung
Im Neuenheimer Feld 672
69120 Heidelberg
06221 56 8998
[email protected]
Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.
Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.
Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.