Sekretär*in (m/w/d)
In der Hals-, Nasen- und Ohrenklinik des Universitätsklinikums Heidelberg verbinden sich spezialisierte universitäre Medizin, moderne Ausstattung und eine fachübergreifende Patientenversorgung. Als Teil unseres Teams sorgen Sie dafür, dass administrative Abläufe rund um stationäre und ambulante Behandlungen zuverlässig funktionieren. Ihr Schwerpunkt liegt in der Abrechnung, Korrespondenz und Betreuung unserer Patient*innen, darunter auch internationale Patient*innen. Dabei arbeiten Sie eng mit verschiedenen Berufsgruppen und Bereichen innerhalb des Klinikums zusammen. Freuen Sie sich auf eine vielseitige Tätigkeit mit Verantwortung, direktem Patientenkontakt und guten Möglichkeiten, Ihre fachlichen Kompetenzen gezielt weiterzuentwickeln.
Job-ID: V000016437
Einsatzgebiet: Hals-, Nasen- und Ohrenklinik
Einsatzort: Heidelberg
Startdatum: 01.04.2027
Tätigkeitsbereich: Management / Administration
Anstellungsart: Vollzeit (100)
Veröffentlicht: 26.10.2026
Befristung: Unbefristet
Vertrag: TV UK
Einblick in Ihre Aufgaben
- Sie bereiten die stationäre und ambulante Abrechnung vor und bearbeiten abrechnungsbezogene Anfragen von Unimed, Patient*innen und Versicherungen
- Als kompetente Ansprechperson klären Sie Rückfragen zur Abrechnung und sorgen für eine zuverlässige Kommunikation mit den beteiligten Stellen
- Stationäre und ambulante Arztbriefe bereiten Sie für den Versand vor und übernehmen die zuverlässige Weiterleitung
- Die Kontrolle von Wahlleistungsverträgen erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der Privatstation; außerdem prüfen Sie Lieferscheine und Rechnungen des externen Schreibbüros und leiten diese an die Buchhaltung weiter
- In der Privatambulanz übernehmen Sie die Vertretung bei der Terminvergabe, Patientenaufnahme sowie weiteren patientenbezogenen administrativen Aufgaben
- Persönlich, telefonisch und schriftlich kommunizieren Sie serviceorientiert mit Patientinnen, Ärztinnen und Kostenträgern, bei Bedarf auch auf Englisch
- Internationale Patient*innen begleiten Sie organisatorisch, koordinieren Termine, Dolmetscherinnen und Bescheinigungen und unterstützen die Abrechnung in Zusammenarbeit mit dem Medical International Office
Ihr Profil
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen, oder eine vergleichbare Qualifikation bildet Ihre fachliche Grundlage
- Mit den gängigen MS Office-Anwendungen arbeiten Sie sehr sicher
- Kenntnisse in SAP I-SH und SAP R/3 sind von Vorteil
- Idealerweise bringen Sie Erfahrung in administrativen Abläufen, im Patientenmanagement oder in der Abrechnung im Gesundheitswesen mit
- Für die Kommunikation mit internationalen Patient*innen sind Englischkenntnisse von Vorteil
- Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit, Flexibilität, Empathie und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten runden Ihr Profil ab
Wir bieten Ihnen
- Tarifvertragliche Vergütung nachTV UK E5 und eine betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche)
- Nachhaltig unterwegs: mit dem Zuschuss zum Jobticket (Deutschlandticket) und dem JobRad
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: mit Kooperationen zur Kinderbetreuung, einem Zuschuss zur Kinderferienbetreuung sowie Beratungsangeboten für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Gesund und aktiv: vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote für Ihr Wohlbefinden
Kontakt & Bewerbung
Für Rückfragen steht Ihnen gerne Anne-Kathrin Herzog, Hals-, Nasen- und Ohrenklinik, via E-Mail an [email protected] zur Verfügung.
Werden Sie Teil unseres Teams!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung direkt online!
Hals-, Nasen- und Ohrenklinik
Anne-Kathrin Herzog
Im Neuenheimer Feld 400
69120 Heidelberg
[email protected]
Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.
Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität. Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.