Veranstaltungskauffrau*kaufmann (m/w/d) im Bereich Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungskauffrau*kaufmann (m/w/d) im Bereich Veranstaltungsmanagement

Auf einen Blick

Die 1810 gegründete Humboldt-Universität zu Berlin ist eine der führenden deutschen Hochschulen. Als Volluniversität mit über 36.000 Studierenden verbindet sie Forschungsexzellenz mit innovativer Nachwuchsförderung. Ihre internationalen Netzwerke, interdisziplinären Forschungskooperationen sowie ihre progressiven Lehrkonzepte prägen den Wissenschaftsstandort Berlin. Die Humboldt-Universität verfügt über den Status einer Exzellenzuniversität.

Das Referat Veranstaltungsmanagement mit Sitz im Hauptgebäude der Humboldt- Universität zu Berlin ist in der Abteilung Kommunikation, Marketing und Veranstaltungsmanagement angesiedelt. Hier werden zahlreiche zentrale Veranstaltungen konzipiert und organisiert. Dazu zählen z. B. die Lange Nacht der Wissenschaften, der Neuberufenen-Empfang, die Immatrikulationsfeier und ausgewählte Veranstaltungsformate im Humboldt Labor.

Ihre Aufgaben

Planung, Organisation und Durchführung externer und interner universitärer Veranstaltungen und Ausstellungen: Planung verschiedener Veranstaltungsformate für zentrale universitäre Events sowie für Events der Berlin University Alliance unter Berücksichtigung und Bewertung von u. a. organisatorischen, rechtlichen und sicherheitsrelevanten Rahmenbedingungen Berücksichtigung der Spezifik von Stakeholdergruppen und damit verbundener besonderer Herausforderungen unter Beachtung zentraler Kommunikationsziele der HU kaufmännische Vorbereitung der Veranstaltungsformate, insb. Kostenvor- und Nachkalkulation inkl. Controlling Einholung, Vergleich und Zuschlagserteilung von Dienstleisterangeboten Vorbereitung sowie Prüfung von Vertragsunterlagen sowie Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren Erstellung von Ablauf-, Kommunikations- und Projektmanagementplänen Aktualisierung relevanter Online-Plattformen und Veranstaltungssoftware Verteilerpflege Kommunikation mit und Koordination der Dienstleister und Gewerke einschließlich der Bereitstellung von Technik und Ausstattung Kommunikation mit nationalen und internationalen Projektleitenden und deren Koordination Abwicklung / Nachbereitung der Veranstaltungsformate inkl. Abrechnung Erfolgskontrolle und Nachlese für Folgeveranstaltungen Bearbeitung von Raumanfragen Newsletter-Erstellung Begleitung von Auszubildenden des Referats

Planung verschiedener Veranstaltungsformate für zentrale universitäre Events sowie für Events der Berlin University Alliance unter Berücksichtigung und Bewertung von u. a. organisatorischen, rechtlichen und sicherheitsrelevanten Rahmenbedingungen

Berücksichtigung der Spezifik von Stakeholdergruppen und damit verbundener besonderer Herausforderungen unter Beachtung zentraler Kommunikationsziele der HU

kaufmännische Vorbereitung der Veranstaltungsformate, insb. Kostenvor- und Nachkalkulation inkl. Controlling

Einholung, Vergleich und Zuschlagserteilung von Dienstleisterangeboten

Vorbereitung sowie Prüfung von Vertragsunterlagen sowie Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren

Erstellung von Ablauf-, Kommunikations- und Projektmanagementplänen

Aktualisierung relevanter Online-Plattformen und Veranstaltungssoftware

Verteilerpflege

Kommunikation mit und Koordination der Dienstleister und Gewerke einschließlich der Bereitstellung von Technik und Ausstattung

Kommunikation mit nationalen und internationalen Projektleitenden und deren Koordination

Abwicklung / Nachbereitung der Veranstaltungsformate inkl. Abrechnung

Erfolgskontrolle und Nachlese für Folgeveranstaltungen

Bearbeitung von Raumanfragen

Newsletter-Erstellung

Begleitung von Auszubildenden des Referats

Das bringen Sie mit

Das erwarten wir von Ihnen

abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Veranstaltungskaufmann*frau oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen

vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen rund um die Themen Veranstaltungsorganisation, -durchführung und -sicherheit

Kenntnisse im Bereich Kostenplanung, Budgetierung und Kostencontrolling

Kenntnisse der Datenschutz-Grundverordnung

Kenntnisse im Sicherheits- und Brandschutzrecht (inkl. technische Sicherheit)

Kenntnisse von Tagungsmanagementsystemen, Veranstaltungssoftware und Verteilerdatenbanken

sichere Beherrschung der deutschen Sprache (mind. C1-Niveau)

gute Englischkenntnisse (mind. B1-Niveau)

sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen Office-Programme

ausgeprägte strukturierte Arbeitsweise, sehr gutes Zeit- und Aufgabenmanagement

ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit, Flexibilität und Serviceorientierung

Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit in Abendstunden und am Wochenende

Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung

Das wäre wünschenswert

Kenntnisse im Haushaltsrecht und Erfahrungen in der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel und Drittmittel

Kenntnisse des Vergaberechts und des Vertragsrechts

Ausbilderschein für den Ausbildungsberuf Veranstaltungskauffrau/-kaufmann

Unser Angebot

ein modernes Arbeitsumfeld

eine tarifliche Eingruppierung (TV-L)

abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben

eine strukturierte Einarbeitung

flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)

sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten

betriebliche Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL Classic)

ein attraktives Firmenticket/Deutschlandticket-Job (Zulage)

Hochschulsport sowie weitere Benefits

Als familiengerechte Hochschule fördern wir die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Ihr Weg an die HU

Ihre vollständige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer AN/179/26 an die Humboldt-Universität zu Berlin, Präsidialbereich, Abt. Kommunikation, Marketing und Veranstaltungsmanagement, Referat VIII C, Christin Knacke, Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder bevorzugt per E-Mail in einer PDF-Datei an bewerbungen.pb ☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ☜ hu-berlin ☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein ☜ de .

Erforderliche Bewerbungsunterlagen:

Motivationsschreiben

tabellarischer Lebenslauf

Nachweis der erforderlichen Qualifikation (Zeugnisse, Urkunden, Weiterbildungsnachweise)

Arbeitszeugnisse oder Beurteilungen

Für Fragen zur Ausschreibung und zum Aufgabengebiet steht Ihnen Christin Knacke ( christin.knacke ☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ☜ hu-berlin ☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein ☜ de ) gern zur Verfügung.

Die Besetzung der Stelle ist zum 01.01.2027 vorgesehen. Die Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich Ende Oktober 2026 stattfinden.

Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.

Die Humboldt-Universität zu Berlin ist tarifgebunden und wendet den TV-L HU an. Informationen zur Eingruppierung und zum Jahresentgeltrahmen finden Sie hier: https://hu.berlin/ETRL .

Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: https://hu.berlin/DSGVO .

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Ansprechperson

Christin Knacke

Abteilung Kommunikation, Marketing und Veranstaltungsmanagement (VIII)