Teamassistenz/Office-Manager für den Lehrstuhl für Angewandte Geologie (m/w/d)

Teamassistenz/Office-Manager für den Lehrstuhl für Angewandte Geologie (m/w/d)

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
• Gemeinsame Aktivitäten im Team
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Vergünstigtes Essens- und Getränkeangebot in unseren Mensen
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
• Aktives Gesundheitsmanagement

Ihre Aufgaben

• Verwaltung von Drittmitteln im Rahmen der Bearbeitung von Mittelabrufen sowie Zwischen- und Schlussverwendungsnachweisen und Pflege der zugehörigen Haushalts- und Drittmittelkonten
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Arbeitsplatzverwaltung sowie Beschaffung und Verwaltung von Büro-, Labor-, Tagungs- und Workshopmaterialien sowie Büro- und Laborausstattung
• Vorbereitende administrative Mitwirkung bei Personaleinstellungen, einschließlich der Beschäftigung studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte, sowie Bearbeitung von Vertragsänderungen, z. B. Umbuchungen und Verlängerungen sowie Unterstützung bei der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen über das an der FAU eingesetzte Bewerbungsmanagementsystem BITE
• Inhaltliche und organisatorische Pflege der Lehrstuhlwebsite

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Berufserfahrung
• Bereitschaft und Fähigkeit, sich in die an der FAU eingesetzten IT-Systeme und digitalen Verwaltungsprozesse einzuarbeiten
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit Finanzdaten sowie mit administrativen und organisatorischen Abläufen
• Erfahrung in der Pflege von Websites von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel) und Windows
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B1-Niveau)
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Flexibilität, Teamfähigkeit und die Bereitschaft, sich in neue und wechselnde Aufgabenstellungen einzuarbeiten
• Ausgeprägte Kommunikations- und Serviceorientierung sowie ein freundliches, professionelles und wertschätzendes Auftreten, insbesondere im Kontakt mit internationalen Studierenden und Gästen
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und Lernbereitschaft

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung und abhängig von der Projektlage ist eine Perspektive auf Weiterbeschäftigung gegeben.