Assistenz/Office Manager der Frauenbeauftragten an der Technischen Fakultät (m/w/d)

Assistenz/Office Manager der Frauenbeauftragten an der Technischen Fakultät (m/w/d)

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Ihre Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Frauenbeauftragten der Technischen Fakultät bei der Umsetzung der zwischen der Universitätsleitung und den Fakultäten vereinbarten Maßnahmen und Zielvereinbarungen
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Datenpflege, Gästebetreuung sowie Unterstützung bei Vergabeverfahren
• Finanz- und Haushaltsverwaltung, insbesondere Bewirtschaftung und Überwachung zugewiesener Haushaltsmittel, Bearbeitung von Abrechnungen sowie Durchführung und Dokumentation von Buchungen im Haushaltsmanagementsystem (HIS-FSV)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere Vorbereitung von Einstellungsanträgen für Beschäftigte und studentische Hilfskräfte sowie Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
• Organisation und administrative Abwicklung von Dienstreisen sowie Pflege und Aktualisierung von Verteilern, Datenbanken und der Homepage der Beschäftigungsstelle

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• Idealerweise Erfahrung in der Hochschulverwaltung oder einer vergleichbaren öffentlichen Verwaltung
• Berufserfahrung in der Büroorganisation und im Assistenzbereich, insbesondere in der Korrespondenz, Terminorganisation und Protokollführung
• Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Finanzadministration, insbesondere bei der Bearbeitung von Buchungen und Reisekostenabrechnungen
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel) sowie idealerweise Kenntnisse im Umgang mit dem Content-Management-System WordPress
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit, auch bei wechselnden Anforderungen

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.