Sekretär:in (m/w/d) - Klinisches Institut für Pathologie

Sekretär:in (m/w/d)

Kennzahl: 604/26

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Das Klinische Institut für Pathologie sucht voraussichtlich ab 1. Dezember 2026, in Vollzeit und befristet bis 30. November 2027 (mit Option auf Verlängerung) eine:n Sekretär:in (m/w/d).

Ihre Aufgaben

Assistenz der Leitung

• Selbständige und eigenverantwortliche Unterstützung der wissenschaftlichen Aufgaben der Leitung (z.B. die Unterstützung in der Ausarbeitung von Gutachten unter der Verwendung von Datenbanken, die Aufrechterhaltung der Beziehungen zu internationalen Forschungs-gesellschaften
• Unterstützung im Projektmanagement, inklusive Antragstellung und Dokumentation, Verwaltung von Drittmitteln, Unterstützung der wissenschaftlich-translationalen Studien

Internationaler Support

• Organisation von Veranstaltungen (wie Symposien, Seminaren, Organisation wissenschaftlicher Kongresse) unter selbständiger und eigenverantwortlicher Verwaltung und Dokumentation der damit verbundenen Aufgaben wie Organisation der Location, Referent:innen- und Aussteller:innenmanagement, Organisation von Technik und Catering, Marketing und Kommunikation, Verwaltung von Anmeldungen, Erstellung von Kongressunterlagen, Budgetverwaltung, Buchhaltung, Nachbereitung
• Organisation der Aufnahme von Gästen (Observer:innen, Fellows, Visiting Scientists, etc.) in Zusammenarbeit mit dem International Affairs der MedUni Wien

Verwaltung wissenschaftlicher Projekte und klinischer Studien

• Administrative Verwaltung und Organisation wissenschaftlicher Projekte, Drittmittelprojekten und klinischer Studien, einschließlich der Erstellung von Projektunterlagen, laufenden Verwaltung sowie der fachgerechten Abrechnung
• Schnittstelle zwischen geförderten Geldgebern bzw. Pharmaunternehmen und internen Abteilungen (Kliniken, Recht und Compliance)

Buchhaltung

• Unterstützung bei der Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen sowie der Pflege der Finanzunterlagen

• Protokollführung, Unterstützung bei allgemeinen Sekretariatsaufgaben
• Alle Aufgaben sind gleichermaßen in Deutsch und Englisch zu erledigen

Ihr Profil

• Matura oder einschlägige Ausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung
• Einschlägige Erfahrung in den genannten Aufgabengebieten
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, hohes Maß an Selbständigkeit und Genauigkeit
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift)
• Erfahrung in digitalen Anwendungen
• Kenntnisse im Umgang mit elektronischen und wissenschaftlichen Datenbanken
• Sehr gute EDV-Kenntnisse der gängigen Office-Programme
• Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft, Flexibilität

Vergütung

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 2.759,-- brutto (14x jährlich) auf Vollzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Bewerbungsinformationen

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien.

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.

Bewerben Sie sich bis zum 28. Oktober 2026 und verwenden Sie dazu unser Bewerbungsformular am Ende dieser Seite unter “Jetzt bewerben”.

Kennzahl: 604/26

Benefits und Angebote

Mobilität

• Mobilitätsförderung: Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.
• Gute Verkehrsanbindung: Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
• Parkmöglichkeit: Mitarbeiter:innen der MedUni Wien haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut.

Weiterentwicklung und Karriere

• Interne Weiterbildungen: Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben.
• Beratungsangebote: Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.

Finanzielle Vorteile und Absicherung

• Betriebliche Altersvorsorge: Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.
• Mitarbeiter:innenrabatte: Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.
• Sichere Arbeitgeberin: Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.
• Kantine: In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.

Work-Life-Balance und Vereinbarkeit

• Work-Life-Balance: Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.
• Kinderbetreuung: Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.
• Gleitzeit & Telearbeit: Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%.

Arbeitskultur und Werte

• Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität & Inklusion: Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.
• Mitarbeiter:innenevents: Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.
• Gesundheitsmaßnahmen: Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.