Koordinator - Sektion Epileptologie (m/w/d)

Koordinator - Sektion Epileptologie (m/w/d)

Das sind Ihre Aufgaben:

• Organisatorische und administrative Koordination der neu aufzubauenden Sektion Epileptologie in enger Zusammenarbeit mit der Sektionsleitung
• Mitwirkung beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung von Strukturen und Abläufen innerhalb der Sektion
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Sektionsleitung, ärztlichem Dienst, technischem Personal, Pflege, Patientenmanagement, Verwaltung und weiteren beteiligten Bereichen
• Unterstützung der Sektionsleitung bei der organisatorischen und administrativen Begleitung von Drittmittel- und Industrieprojekten sowie der Kommunikation mit internen und externen Projektpartnern
• Terminplanung und -koordination sowie Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und sonstigen Meetings
• Eigenständige Organisation des Sekretariats der Sektionsleitung einschließlich allgemeiner Büroorganisation, Bearbeitung von Anfragen sowie Reiseplanung und -abrechnung
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie selbstständiges Verfassen von Briefen, E-Mails und internen Mitteilungen
• Korrektur und administrative Bearbeitung von Arztbriefen, Gutachten und Befunden
• Unterstützung bei administrativen Abläufen der Sektion, insbesondere Dokumentation, Abrechnung und Pflege relevanter Patienten- und Verwaltungsunterlagen

Darauf kommt es uns an:

• Abgeschlossene kaufmännische, medizinische oder vergleichbare Ausbildung bzw. eine für das Aufgabengebiet geeignete Qualifikation
• Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich, vorzugsweise im Krankenhaus-, Praxis- oder Gesundheitswesen, ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Freude an koordinierenden Aufgaben sowie Interesse daran, den Aufbau einer neuen Sektion aktiv mitzugestalten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen sowie internen und externen Partnern
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Krankenhausinformationssystemen, z. B. SAP
• Kenntnisse der medizinischen Terminologie bzw. die Bereitschaft, sich zügig in medizinische und klinische Themen einzuarbeiten; Erfahrungen im neurologischen oder epileptologischen Bereich sind von Vorteil
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1 Sprachniveau)
• Diskretion und Belastbarkeit

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events

Kennziffer: 270/2026

Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.