Institutsreferent*in
52 Fakultät für Chemie
Besetzung ab: 01.12.2026 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa
Stellen ID: 6351
An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine Institutsreferent*in.
Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
Ihr zukünftiger Arbeitsplatz ist am Institut für funktionelle Materialien und Katalyse, das Teil der Fakultät für Chemie, der Universität Wien ist. Sie unterstützen als Institutsreferent*in das Team des Instituts für funktionelle Materialien und Katalyse und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Am Institut sind vier Arbeitsgruppen sowie ca. 40 wissenschaftliche und nicht-wissenschaftliche Mitarbeiter*innen tätig.
Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet (mit der Möglichkeit einer Entfristung).
Das machen Sie konkret:
Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in für vielseitige und abwechslungsreiche Aufgabenbereiche. Das bedeutet unter anderem:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
- Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie organisieren Meetings und unterstützen bei der Organisation von Tagungen und Symposien.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage.
- Sie übernehmen die Budgetverwaltung (Kontrolle Eingänge und Ausgänge).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess.
- Sie übernehmen das Reisemanagement und die Abwesenheitsverwaltung.
- Sie unterstützen/übernehmen das Bestellwesen.
- Sie übernehmen die Studierenden- und Lehrendenbetreuung.
- Sie übernehmen die Rolle des*r Inventarbeauftragte*n.
Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:
- Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
- Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Organisatorische Fähigkeiten
- Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
- Starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbständigkeit
- Organisationsfähigkeit und kommunikatives Talent
- Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, typo 3, SAP
Das bieten wir Ihnen:
WorkLife-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache auch teilweise im Home Office arbeiten.
Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu erweitern. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot!
Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
Vertrag: Das Dienstverhältnis ist vorerst auf ein Jahr befristet. Danach wird eine entfristete Beschäftigung – im gegenseitigen Einvernehmen – angestrebt.
Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!
So einfach bewerben Sie sich:
Mit Lebenslauf und
Kurzem Motivationsschreiben
Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button
Bewerbungsfrist: 15.11.2026
Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:
Kai Carsten Hultzsch
[email protected]
Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.