Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 75 % Arbeitszeit - Fakultät IV - Elektrotechnik und Informatik, Institut für Telekommunikationssysteme / FG Verteilte Systeme und Betriebssysteme (DOS)

Ihre Aufgaben

• Administration von Drittmittelprojekten z.B. während der Antragsphase, Finanzabwicklung von bewilligten Projekten, Beschaffungen im Bereich der Sach- und Investitionsmittel
• Dokumentation und Berichtswesen: Erhebung, Auswertung und Aufbereitung projektbezogener Daten für Controlling und Dokumentation
• Fremdsprachentätigkeit: Schreiben in einer fremden Sprache (Englisch), Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Anfertigung einfacher Übersetzungen aus dieser oder in diese Sprache. Redigieren von Gutachten, Berichten etc.; Betreuung von ausländischen Studierenden, Gästen, Mitarbeitern, Delegationen; Unterstützung bei Einreise- und Aufenthaltsformalitäten, Versicherungen, Unterkunft etc.
• administrative Mitarbeit bei der Lehrorganisation des Fachgebietes (Lehrveranstaltungen, Abschlussarbeiten)
• Sekretariatsaufgaben: Terminplanung, Gästebetreuung, Postbearbeitung; Materialverwaltung; Pflege und Gestaltung der Website; Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Kolloquien etc. inkl. finanzieller Kalkulation und Abrechnung
• eigenständiger Schriftwechsel für das FG betreffende Angelegenheiten, Beantwortung von Anfragen
• Bearbeitung der Personalangelegenheiten des Fachgebiets

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Bürokommunikation bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
• Bereits gesammelte Erfahrung im Bereich der Universitätsverwaltung
• Kenntnisse im Bereich der Drittmittelbewirtschaftung
• sichere Kenntnisse der PC-Anwendungssoftware SAP – gern Erfahrungen bei TU-basierten in SAP eingebettete Plattformen und Anwendungen: Berichtswesen, Prüfungsverwaltung, Moses, ISIS
• Kenntnisse weiterer Programme wie Excel, Word, PowerPoint etc.
• Bereitschaft und Können sich schnell in neue Software einzuarbeiten
• fundierte Englisch- und Deutschkenntnisse, sicher in Schriftverkehr und Kommunikation
• Fähigkeit zu strukturiertem Arbeiten, Organisations- und Koordinationsgeschick, Kenntnisse über Gremienstrukturen der TUB und der Projektpartner von Vorteil
• fundierte Kenntnisse der vergaberechtlichen Bestimmungen sowie des Haushaltsrechts, des Personalrechts, des Personalvertretungsrechts, des Schwerbehindertengesetzes, des Reisekostenrechts von Vorteil
• Kenntnisse des Internets und der einschlägigen Suchmaschinen von Vorteil