Assistenz der stellvertretenden Klinikleitung (m/w/d)

Assistenz der stellvertretenden Klinikleitung (m/w/d)

Stellen-ID: 13925
Einsatzbereich: Klinik für Augenheilkunde - Sehschule
Stellenart: Nichtwissenschaftliche Stelle
Eintritt: Nächstmöglicher Zeitpunkt
Umfang: Vollzeit; 38,5 Std.
Vertragsart: Unbefristet
Vergütung: EG 9a TV-L
Rückfragen an: Ulrike Kaiser, Diana Portmanns-Kalisch

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination des Klinikleitungssekretariats
• Termin- und Informationsmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Entscheidungsgrundlagen
• Selbstständige Korrespondenz und administrative Unterstützung der stellvertretenden Klinikleitung in deutscher und englischer Sprache
• Selbstständige Pflege von Datenbanken, Mitgliederverwaltung und Dokumentenmanagement
• Administrative und organisatorische Unterstützung studienbezogener Abläufe
• Unterstützung beim Aufbau und der Pflege der Social-Media-Plattform der Klinikleitung
• Unterstützung der digitalen Außendarstellung und Kommunikation
• Unterstützung wissenschaftlicher Tätigkeiten im administrativen und assistierenden Rahmen
• Mitwirkung an der Digitalisierung der Sehschule
• Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und Kongresse
• Selbstständiges Erstellen von Tabellen, Statistiken und Übersichten
• Eigenständige Pflege digitaler Plattformen, z. B. für Verwaltungs-, Studien- und Lehrprozesse
• Eigenständige Bearbeitung abrechnungsrelevanter Vorgänge
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen in SAP
• Unterstützung bei Verwaltungs- und Personalprozessen
• Organisation von Dienstreisen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, medizinischen oder vergleichbaren Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in oder vergleichbare Tätigkeiten wünschenswert
• Sichere EDV-Kenntnisse, insbesondere Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, selbstständige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Flexible, kooperative und zuverlässige Persönlichkeit mit hoher Eigenmotivation und freundlichem, sicherem und gepflegtem Auftreten
• Belastbar, vertrauenswürdig, team- und kommunikationsfähig

Freuen Sie sich auf

• Anteiliges Arbeiten im Homeoffice im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
• Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
• Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
• Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
• Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
• Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
• Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen

Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.

Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.

Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.