Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) EU-Drittmittelprojektverwaltung

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) EU-Drittmittelprojektverwaltung

Arbeitszeit: Vollzeit
Eintrittsdatum: Ab sofort
Dauer der Anstellung: Unbefristet
Bewerbungsfrist: 12.11.2026
Einsatzort Charité: Campus Charité Mitte
Kennziffer: 8380
Entgeltgruppe: E9b

Arbeiten an der Charité

Das EU-Büro der Charité unterstützt Forschende bei der Einwerbung von europäischen Fördermitteln sowie der Verwaltung von EU-geförderten Projekten. Dazu gehören unter anderem die Einrichtung von Drittmittelkonten, die Unterstützung bei der Zuwendungsgeber-konformen Bewirtschaftung von Drittmitteln, die Budgetkontrolle, Finanzabrechnungen und die Begleitung von Prüfungen. Wir bilden hierbei die Schnittstelle zwischen der Charité und den EU-Institutionen. Der Fokus unserer Tätigkeit liegt auf dem EU-Rahmenprogramm für Forschung und Innovation sowie gesundheitsrelevanten Programmen wie beispielsweise EU4Health, DigitalEurope oder ERASMUS+.

Die Stelle im Überblick

• Sie übernehmen die eigenständige Betreuung und enge Begleitung von Projekten verschiedener EU-Förderprogramme
• Sie fungieren als Beraterin / Berater für die Forschenden in administrativen und finanziellen Angelegenheiten, übernehmen die Korrespondenz mit Vertreterinnen und Vertretern der Europäischen Kommission oder der Exekutivagenturen (auf Englisch) sowie den Fachabteilungen der Charité
• Sie prüfen und erstellen Freigaben für Bestellungen, Dienstreisen und Personalmaßnahmen unter Beachtung der Zuwendungsbestimmungen der EU-Mittelgeber sowie der Charité internen Richtlinien
• Sie überwachen das Budget und erstellen Finanzabrechnungen unter Verwendung von SAP einschließlich eigenständigem Schriftverkehr mit Projektleitungen und EU-Vertretungen
• Sie betreuen und koordinieren Audits und Prüfung der sachgerechten Verwendung der Mittel durch die EU oder andere externe Prüferinnen und Prüfer
• Sie unterstützen Forschende bei Vertragsänderungen, der Erstellung von Konsortialverträgen oder der Erstellung von Unteraufträgen
• Kurze Entscheidungswege helfen Ihnen bei der Schnittstellenfunktion zu den EU-Referentinnen / Referenten des EU-Büros, bspw. bei der Abstimmung und Überprüfung von Anträgen und Bewilligungen zur anschließenden Drittmittelbewirtschaftung
• Sie helfen bei der Optimierung unserer Dienstleistungen (z.B. Erstellung und Aktualisierung von Leitfäden)

Danach suchen wir

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Kenntnisse im Umgang mit und in der Anwendung von EU-Zuwendungs- und Haushaltsrecht bringen Sie mit
• Erste Erfahrung in der Verwaltung von EU-Förderungen und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Forschenden und Projektpartnern aus dem In- und Ausland haben Sie gesammelt
• Sie besitzen verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel etc.) und mit SAP (insb. FM, CO/FI)
• Ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie hohe Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus
• Sie zeichnet eine sorgfältige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise aus und sind bereit sich in neue Themenfelder einzuarbeiten
• Gute kommunikative Fähigkeiten und Teamorientierung bringen Sie ebenfalls mit

Vorteile an der Charité

• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit Eigenverantwortung
• Flexibles Arbeiten in Gleitzeit und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen

Wichtige Informationen zur Stelle

Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K.
Die Positon ist in Vollzeit mit 38, 5 Wochenstunden zu besetzen.
Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard (ab 01.01.2027: 31 Tage).
Die Bewerbungsfrist endet am: 12.11.2026.
Kennziffer: 8380

Bewerbung

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

Aus Datenschutzgründen nehmen wir Bewerbungen ausschließlich über unser Bewerbungsportal entgegen. Der unten angegebene Kontakt steht ausschließlich für Rückfragen zur Verfügung.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Mara Klein
[email protected]

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.