Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) mit Schwerpunkt Drittmittelverwaltung

Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) mit Schwerpunkt Drittmittelverwaltung

Bewerbungsfrist: 15. November 2026
Veröffentlichungsdatum: 23. Oktober 2026
Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Arbeitsumfang: Teilzeitstelle (50-75 %)
Kennziffer: 00005235

Die Verwaltung des Physikalischen Instituts sucht zur Verstärkung des bestehenden Teams eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) mit Schwerpunkt Drittmittelverwaltung.

Aufgaben:

• selbständige Finanzverwaltung von Drittmittelprojekten (DFG, BMFTR, Eu u.a.), insbesondere:
  • Mittelbewirtschaftung, - überwachung und -abrechnung nach Vorgaben der Zuwendungsgeber, des Landes Baden-Württemberg und der Universität
  • Budgetierung
  • Controlling
  • Berichtswesen
• Unterstützung bei externen Audits/Prüfungen
• Beratung der Projektleiter*innen
• Kommunikation mit Zuwendungsgebern, zentraler Universitätsverwaltung u.a.
• Dokumentation
• sonstige Veraltungsaufgaben nach Weisung

Ihr Profil:

• langjährige, einschlägige Erfahrung im Drittmittelbereich bzw. eine einschlägige, abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare berufliche Qualifikation
• idealerweise Erfahrung an der Arbeit an einer Universität oder einer Forschungseinrichtung sowie mit SAP/SRM
• sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbes. Excel
• Zahlenaffinität
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schritt
• Teamfähigkeit
• eigenverantwortliche, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise, Kommunikationskompetenzen, Freude an komplexen Aufgabenstellungen, Eigeninitiative

Wir bieten:

• eine vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit in einem kleinen, eingespielten Team
• Möglichkeiten, eigene Ideen einzubringen
• strukturierte Einarbeitung
• fachliche und überfachliche Weiterbildungsangebote
• gleitende Arbeitszeit mittels Zeiterfassungssystem
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Zschüsse zu Job Ticket BW, Deutschlandticket Job und JobBike
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Die Stelle ist befristet bis 31. Januar 2028. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00005235 bis spätestens 15. November 2026. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:

Fakultät für Mathematik und Physik
Physikalisches Institut
Prof. Dr. Frank Stienkemeier
Geschäftsführender Direktor
Hermann-Herder-Str. 3
79104 Freiburg

Für nähere Informationen steht Ihnen Prof.Dr. Frank Stienkemeier unter Tel. +49 761 203-7609 oder E-Mail [email protected] zur Verfügung.

Allgemeine und rechtliche Hinweise

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Die Auswahl erfolgt nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz).

Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.

Für den Inhalt dieser Anzeige ist die jeweils ausschreibende Einrichtung verantwortlich. Etwaige inhaltliche Fehler begründen keine Ansprüche oder Rechte. Die rechtsgeschäftliche Vertretung im Zusammenhang mit dem Besetzungsverfahren und der Einstellung erfolgt ausschließlich durch das zuständige Personaldezernat.

Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unberechtigte Zugriff Dritter bei der Kommunikation per unverschlüsselter Mail nicht ausgeschlossen werden können.