Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) Vollzeit mit der Option auf Teilzeit (mind. 60%)

Im Bereich Holzbau und Baukonstruktion der Versuchsanstalt für Stahl, Holz und Steine beschäftigen wir uns mit Entwicklungen für einen nachhaltigen und kreislaufgerechten Holzbau der Zukunft (mehr Infos: holz.vaka.kit.edu).

Ihre Aufgaben

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Selbstständige und eigenverantwortliche Führung des Institutssekretariats
• Internationale Kommunikation und Korrespondenz sowie Erstellung von Texten in deutscher und englischer Sprache
• Controlling der Mittelzu- und -abflüsse sowie des Personalbudgets
• Prüfung und Kontrolle sämtlicher Buchungen
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Räumlichkeiten
• Planung und Organisation der Dienstreisen der Institutsleitung
• Organisation von Tagungen und weiteren Veranstaltungen des Instituts
• Betreuung von Gästen und Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftlern
• Koordination von Personalangelegenheiten
• Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitskartei der Institutsmitarbeitenden

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Sie beherrschen die deutsche Sprache stilsicher, Ihre Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind sehr gut.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und sind gegenüber neuen Systemen und Software aufgeschlossen.
• Sie zeigen eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Zuverlässigkeit und schnelle Auffassungsgabe.
• Sensibler, diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Informationen und Daten.
• Sie verfügen über Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team.

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit : Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung : Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
• Familienfreundlichkeit : Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung : Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit : Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
• Individuelle Zusatzleistungen : Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)
Vertragsdauer unbefristet
Eingruppierung EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr.-Ing. Philipp Dietsch [email protected] 0721 608-42211 Carmen Sandhaas [email protected] 0721 608-43646

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Raquel Carrasco Sanchez Personalservice (PSE) [email protected] +49 721 608-42016

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 27.10.2026
Ausschreibungsnummer: 1209/2026