Mitarbeiter Sekretariat Berufungsmanagement (m/w/d)

Mitarbeiter Sekretariat Berufungsmanagement (m/w/d)

Das sind Ihre Aufgaben:

• Unterstützung des Berufungsmanagements in administrativen und organisatorischen Belangen sowie Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Symposien einschließlich Vor- und Nachbereitung
• Selbstständige Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten in deutscher und ggf. englischer Sprache – präzise, adressatengerecht, zuverlässig und verantwortungsbewusst
• Unterstützung akademischer Abläufe und organisatorischer Prozesse im Berufungsmanagement
• Pflege digitaler Dokumentationssysteme sowie Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen und Berichten
• Mitwirkung an qualitätssichernden Prozessen im Berufungsmanagement

Darauf kommt es uns an:

• Abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise auf dem Gebiet der Bürokommunikation / des Büromanagements
• Erfahrungen in Verwaltungsprozessen von Vorteil
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Assistenz oder administrativer Koordination
• Kenntnisse universitärer Strukturen sowie der Hochschulmedizin sind von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Diskretion
• Kommunikationsstärke sowie ein sicheres, freundliches und wertschätzendes Auftreten
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und digitalem Büromanagement
• Grundkenntnisse in EGOTEC von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Schrift und Sprache
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events

Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E8 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 263/2026

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.