Sekretärin (m/w/d) der Generaldirektion

• Leitung und Koordination des Generaldirektionssekretariats sowie selbstständige Abwicklung administrativer Abläufe • Professionelles Termin- und Kalendermanagement inklusive Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen • Betreuung der internen und externen Kommunikation sowie Abwicklung des laufenden Schriftverkehrs • Organisatorische Betreuung von Dienstreisen, Sitzungen, Besuchen und Veranstaltungen samt Bewirtung • Zentrale Schnittstellenfunktion für die Bearbeitung und Steuerung von Anfragen innerhalb der Nationalbibliothek • Flexible Unterstützung der Generaldirektion bei spontanen Sonderaufgaben

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Verwaltung oder Bürokommunikation bzw. vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Assistenzerfahrung im behördlichen Umfeld • Praxiserfahrung in der Organisation von Terminen/Events und der Erstellung von Protokollen • Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office, Videokonferenzprogrammen, Confluence, Jira sowie E-Akte-Systemen • Hohe Organisationskompetenz, Zuverlässigkeit, Diskretion und lösungsorientiertes Handeln • Sicheres Auftreten sowie sehr gute Deutsch- (C1) und gute Englischkenntnisse (B2)