Sekretärin (m/w/d) der Generaldirektion

• Leitung und Koordination des Generaldirektionssekretariats sowie selbstständige Abwicklung administrativer Abläufe • Professionelles Termin- und Kalendermanagement inklusive Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen • Betreuung der internen und externen Kommunikation sowie Abwicklung des laufenden Schriftverkehrs • Organisatorische Betreuung von Dienstreisen, Sitzungen, Besuchen und Veranstaltungen samt Bewirtung • Zentrale Schnittstellenfunktion für die Bearbeitung und Steuerung von Anfragen innerhalb der Nationalbibliothek • Flexible Unterstützung der Generaldirektion bei spontanen Sonderaufgaben

• Abgeschlossene Ausbildung im verwaltenden oder kaufmännischen Bereich (z. B. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder mehrjährige relevante Assistenzerfahrung im öffentlichen Dienst • Erfahrung in der Ablauf- und Veranstaltungsplanung sowie in der Erstellung von Protokollen • Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office, Videokonferenztools, Confluence, Jira und E-Akten-Systemen • Ausgeprägte Organisationskompetenz, selbstständige Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit und Diskretion • Deutschkenntnisse auf C1-Niveau sowie Englischkenntnisse auf B2-Niveau