Assistenz (d/w/m) Personal- und Officemanagement

Assistenz (d/w/m) Personal- und Officemanagement an der Charité – Universitätsmedizin Berlin

Sie unterstützen die Institutsleitung bei der Organisation und Weiterentwicklung des Teams und übernehmen eine zentrale Rolle in personalbezogenen und organisatorischen Abläufen. Als Ansprechperson für Mitarbeitende koordinieren Sie teaminterne Prozesse selbstständig und tragen zu einer verlässlichen Kommunikation und Zusammenarbeit bei.

Hierzu gehören insbesondere folgende Aufhaben:

• Personalplanung, Teamorganisation und der Weiterentwicklung interner Abläufe
• Übernahme der Rolle als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und personalbezogenen Anliegen sowie Schnittstelle zu den zuständigen Verwaltungsbereichen
• Organisation und Begleitung von Onboarding und Offboarding sowie Unterstützung bei Vertragsverlängerungen, Fortbildungen, Arbeitszeitthemen und Abwesenheiten
• Koordination und Betreuung von Angelegenheiten wissenschaftlicher und studentischer Hilfskräfte sowie Unterstützung bei weiteren personalbezogenen Vorgängen
• Vorbereitung und Koordination von Teammeetings, internen Workshops und Teamveranstaltungen sowie Nachverfolgung gemeinsam vereinbarter Aufgaben
• Unterstützung der teaminternen Kommunikation und des Informationsflusses sowie Pflege geeigneter gemeinsamer Arbeits- und Informationsstrukturen
• Organisation von Fortbildungs- und Teamentwicklungsmaßnahmen sowie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Anforderungen

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Berufsausbildung mit entsprechener Beruferfahrung oder ein geeigneter Bachelorabschluss
• Erfahrung in der Personaladministration, Teamkoordination oder in vergleichbaren organisatorischen Aufgaben
• Kenntnisse von Personalprozessen wie Recruiting, Onboarding, Vertragsangelegenheiten oder Arbeitszeitthemen
• Idealerweise Erfahrung im Hochschul-, Forschungs- oder öffentlichen Umfeld
• Gute Anwenderkenntnisse in gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Erfahrung mit digitalen Kollaborations-Tools wie Zoom, MS Teams, MS SharePoint oder Confluence wünschenswert
• Verhandlungssichere Deutschkenntnise sowie Englischkenntnisse für die Kommunikation in einem internationalen Arbeitsumfeld
• Darüber hinaus wünschenswert: Organisationstalent sowie ein strukturierter, eigenständiger und lösungsorientierten Arbeitsstil
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen sowie ein kooperatives und serviceorientiertes Auftreten
• Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und eine verlässliche Kommunikation
• Ein freundliches, verbindliches Auftreten sowie Interesse daran, Teamprozesse aktiv mitzugestalten

Kardiologie

Anstellungsart: Teilzeit

Bewerbungsfrist (laut Anzeige): 06.11.2026