Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d) im Sekretariat

An der Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines

Verwaltungsbeschäftigten (m/w/d) im Sekretariat

(Teilzeitstelle 50%)
zunächst befristet für die Dauer von einem Jahr zu besetzen. Eine Anschlussbeschäftigung ist vorgesehen.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• Allgemeine und rektoratsspezifische Sekretariatsaufgaben wie z.B. Postbearbeitung (deutsch, englisch), Terminmanagement, Fristenüberwachung, Telefonate und Schriftverkehr (deutsch, englisch), Ablage, Besucherempfang und -bewirtung, Raumverwaltung, Websitepflege, Protokollführung, Sitzungsvor- und -nachbereitung
• Dienstreisemanagement und Reisekostenabrechnung des Rektorats, Unterstützung aller Hochschulangehöriger bei der Beantragung von Dienstreisen
• Unterstützung des Rektorats bei Beschaffungsvorgängen
• Ansprechperson für Telefonie und Zoom, Verwaltung des Hochschulkalenders
• Vertretung des Studierendensekretariats und Mitarbeit in Studierendenangelegenheiten
• Zuarbeit für IT-Abteilung bei Einrichtung von EDV-Zugängen und E-Mail-Postfächern

Ihr Profil:

• Einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung oder Erfahrung in der Führung eines Sekretariats
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Fähigkeit zu positiver Innen- und Außenkommunikation
• Fundierte Computerkenntnisse (Microsoft Office)
• Organisationstalent, Teamfähigkeit und Flexibilität

Wir bieten:

• Vergütung in Entgeltgruppe 6 TV-L
• Eine vielseitige und interessante Tätigkeit in angenehmer und kollegialer Arbeitsatmosphäre
• Flexible Arbeitszeiten
• Viele Vorteile entsprechend dem öffentlichen Dienst, z.B. Jahressonderzahlung, Vermögenswirksame Leistungen, Zuschuss zum Deutschland-Ticket als Jobticket, Urlaubsregelung über dem Mindesturlaub
• Vergünstigtes Mittagessen in unserer koscheren Mensa

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis spätestens 5. Oktober 2026 per E-Mail (in einem PDF-Dokument) an:
[email protected]

Die Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.